Mettre à jour la page principale quand on traite une liste de diffusion

Pas d'avancement !

• TODO (ANDREANE/Jean-Nicolas) : Etablir l'offre de sponsoring (les droits et les devoirs…) : copier/coller - demander à Alex les sources - 22 avril

OK

• TODO (Laurent G / Jean-Nicolas / Elise) : Faire une passe sur tous les textes - 30 avril
• TODO (Manu V) : Donner un point d'entrée github pour soumettre les nouveaux textes par tout le monde - 18 avril

Il est beau ! Bravo

Pour soumettre en prod : https://github.com/caradojo/caradojo.github.io

Standby sur le logo. A définir pour la prochaine réunion

Initiative/Idée lancée à la rétro d'organiser une session le mercredi pour les ados.

Question : Technique ou agile

Comment on avance sur ce thème ?

Peut-etre vaut-il mieux se concentrer sur l'essentiel si pas d'énergie suffisante.

• TODO (Jean-Nicolas) : Poser la question au groupe

Faire au mieux en fonction compétence et temps disponibles

Lister les indispensables :

• Logos Sponsor
• Programme

• TODO (ALL) - communiquer sur la mailing-liste principale (éviter sous-mailing-liste)
• TODO (ALL) - s'engager sur une action : faire un statut / prévenir quand on ne peut pas le faire
• TODO (?) - supprimer mailing-liste site web
• TODO (ALL) - Quel est l'engagement de chacun des membres de l'équipe d'organisation ?
• TODO (Manu E) - Lister les activités et actions associées
• TODO (ALL) Faire statut sur actions qui ont été faite si pas présents à la réunion
• TODO (ALL) Prévenir si on ne vient pas à une réunion
• TODO (ALL) Engagement sur les règles. Rappel à la vigilance.
• TODO (Manu E) - Créer page wiki avec les règles d'équipe

(ManuE) je donne un peu de contexte sur nos échanges de hier soir (15/04), principalement pour ceux qui n'étaient pas là. Le but de nos échanges n'étaient pas de critiquer les absents (trop facile), mais seulement les événements vécus par les personnes présentes et qui ont pu les affecter. Attention, dans le texte j'utilise les termes “anciens” ou “nouveaux” pour qualifier un degré d'ancienneté dans l'organisation : mon intention n'est pas de dire qu'il y a deux camps seulement pour illustrer des concepts.

En vrac je me souviens des points suivants :

• Simplifier la communication
  • Des ratés/erreurs de communications nous amènent à vouloir simplifier les canaux de communication : on se recentre sur le groupe google organisation (pas d'utilité de la liste site-web)
  • Par exemple, ManuelV contributeur à la mise en place propile (CFP) n'était pas dans le groupe google “site-web” ! Il a raté des infos alors qu'il était très impliqué.
  • (Note de ManuE) D'ailleurs il existe aussi une communauté google+ pour le site-web (en plus du groupe google), perso je n'arrive pas suivre et je ne sais pas où communiquer, je préfère alors utiliser le groupe google organisation
  • (Note de ManuE) Le wiki est sous-exploité : il devrait être notre point d'entrée principal pour trouver toute l'information (même si ce sont des liens vers d'autres outils, au moins on sait où trouver les infos) - au lieu d'envoyer des infos importantes par email, on met à jour le wiki et on notifie le groupe en donnant un lien.
• Aligner les objectifs et les capacités
  • Les désirs fonctionnels de certains au niveau du site web ne collent pas forcément avec les compétences et les disponibilité de l'équipe : mieux communiquer pour aligner les objectifs avec nos vraies capacités
  • Au départ plus de 10 personnes dans le sous-groupe “site web” : une envie légitime de faire un super site avec des tas de nouvelles fonctionnalités… mais pour la livraison d'avril environ 4 ou 5 personnes ont pu contribuer avec un rythme qui n'est pas soutenable dans la durée.
  • L'idée est de nous “aligner”
• Baisse du niveau d'engagement (motivation) par rapport à l'année dernière
  • 17 personnes dans l'équipe et environ 5-6 personnes présentes au réunions de préparation
  • Aujourd'hui on se sait pas si nous avons un niveau d'engagement suffisant pour mener à bien toutes les activités nécessaires à la préparation de la conférence
  • on a évoqué plusieurs pistes pour avancer sur ce point :
    • cette année on a attaqué la préparation dès janvier (2 mois plus tôt qu'en 2013) : certains n'étaient peut-être pas prêts pour ça ?
    • définir des responsables ou des référents : par exemple, 1 ou 2 personnes prennent en charge une activité (sponsoring, inscriptions, etc..)
    • le problème d'augmenter le nombre de personnes dans l'équipe c'est qu'il y a un effet “déresponsabilisation collective” : tout le monde comptent sur tout le monde et au final peut-être que rien n'est fait
    • une alternative à réduire le nombre : distinguer des membres “core” (ils s'engagent, sont responsables pour faire avancer les activités) et des membres “soutien” (qui sont au service des membres “core”, prennent des actions selon leur envie/dispo)
    • faut-il définir le niveau d'engagement minimum ? ex : nb de présences aus réunions, nb d'heures données dans l'année ? on n'a pas statué
    • hier soir, on a trouvé assez facile et évident dans un premier temps de définir un ensemble de règles d'équipe pour nous améliorer en tant qu'équipe
    • un point donné par Manuel : en tant qu'ancien, il ne souhaitent pas être en charge d'une activité (par ex sponsor ou inscription) car il souhaite laisser un “nouveau” monter en compétence : bien sûr il est là pour aider et accompagner le “nouveau” : d'ailleurs, il semble que lors de la rétrospective de décembre 2013, il est sorti que les “anciens” ne déléguaient pas assez de choses aux “nouveaux”
    • comme il n'est pas facile de s'engager sur quelque chose que l'on ignore, j'ai pris l'action de définir (wiki ou feuille google) l'ensemble des activités de préparation de la conférence : j'espère alors qu'il sera plus facile à certains de dire “ok je prends ça cette année” ; l'avantage de définir l'ensemble des activités serait de mieux expliquer ce qu'on fait ici, à d'autres personnes externes au groupe qui souhaiteraient nous aider (j'en croise plusieurs autour de moi et pour le moment je ne sais pas quoi leur répondre)