Organisation Agile Grenoble 2017

  • CALENDRIER : La date de la conférence: mercredi 22, jeudi 23 novembre et vendredi 24 novembre
  • LE DRIVE : Documents et informations partagées Liste des membres et contacts dans le google partagé Agile Grenoble 2017

Les informations sont à mettre en priorité dans les sections des différentes commissions. Essayons de limiter les compte rendu de réunions à ordre du jour

Lead : Nathalie, Seb, Baptiste

IDEE : Imaginer de nouvelles choses pour les sponsors (3 ou 4 par jour), des sponsors soirées

Au 19 juin :

  • 1 Prestige mercredi :-)
  • 1 Premium mercredi, 4 Premium jeudi, 0 Premium vendredi
  • 2 Digital
  • 1 option soir jeudi
  • TODO : URGENT : Envoyer les mails aux entreprises, écrire un mail from scratch
  • TODO : Mettre les emails des contacts des entreprises que l'on connait dans fiche suivi sur drive

Le programme

Les discussions, réflexions et propositions relatives au programme sont collectées dans Programme Agile Grenoble 2017

TODO : URGENT : Aller chercher des orateurs pour les LABS : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-MtCX84M5Ja4K6C7lvCT0JySjW17nHJQxuP87hQ3Pgw/edit#gid=0

Au 19 juin : peu de propositions

  • TODO : Mail de relance - Alain (avec infos des nouveaux réseaux sociaux : twitter, facebook, …)

Les soirées

Communication

NEW au 19 juin 2017

Compte AgileGrenoble sur twitter, linkedin, facebook HootSuite pour centraliser les accès.

Synchro sur chan sur slack pour faire des coms

  • sponsors
  • sessions retenues

IDEE : concours , tirage au sort sur ceux qui sont présents/abonnés pour gagner une place

La bouffe

Toutes ce qui tourne autour de la restauration à Agile Grenoble

  • Ordre de grandeur du budget fait
  • 1er contact Fine Fourchette fait
  • TODO : Bières : quels fournisseurs ?
  • viennoiseries toute la journée
  • midi : 9 3×3 plateaux repas différents
  • apéro
    • apéro après conf (500 personnes) (17:30→ 18:30)
      • idée : fut de cidre
    • apéro en début de soirée
      • 150 personnes
  • soirée
    • 150 repas pour les soirées sans table
    • les idées pour les oirées:
      • buffet montagnard : raclette, fondue (avec des gages)
      • buffet des iles : wok avec déco fournie
      • buffet Mario : pizzas, quiches, sandwichs
  • Devis reçus
    • soirée chères (pour le moment)

Le site web

Le site web : http://agile-grenoble.org/

IDEE : Faire un appel aux WebDev dans nos sociétés ou trouver un partenaire/sponsor spécifique (risque : la maintenance)

  • Il : TOUS appel à webdev dans les différentes boites
  • DONE : Elise : appel à webdev sur mailing liste CARA
  • TODO : Comm à mettre sur site :
    • Mettre une image du format
    • info : Les journées sont différentes
    • Agile4Kids

* Bientot une première version du site

Billetterie

  • discussion pour utilisation de Kora.li
    • + cher que yurplan
    • attention ne pas avoir une transaction pour chaque billet
  • 7 billets par jour : 1 journée Conf, 1 journée Conf+Lab x5, 1 soirée
  • Idée : 1 billet pour financer les confs avec un cadeau offert (goodies )
  • Idée : + inscription au CARA
  • Idée : billet chomeur ?
  • TODO : Billeterie à préparer/penser avant été
    • Définir au mode d'ouverture, one-shot, phasé …
  • TODO réserver Places standard conf sponsors journées et soirées
  • TODO : regarder billetterie : 1 seule billetterie, pack de billets, …

WTC

  • TODO : IDEE : Réserver des chambres au NOVOTEL pour les orgas pour 2 nuits - Jean-Nicolas

Animations

  • Idée : vente des goodies
  • Idée : quizz pour retrouver à quelle année correspond une anecdote → Alex au mois d'aout
    • klaxoon

Goodies

  • 9 dés story cubes

Les membres des commissions

PROGRAMME + LAB

Leader : Alain, Alex
Membres : Elise, Laurence, Séverine, Sandrine, Séb

KEYNOTES

Leader : Andréane
Membres : Séb

BUDGET

Leader : Seb
Membres : Alex

WTC

Leader : Jean-Nicolas
Membres : Alex

SPONSORS

Leader : Nathalie, Seb, Baptiste
Membres : Alex, Ken, Baptiste, Nathalie

SOIREES

Leader : Laurence
Membres : Vanessa, Seb, Elise, Laurent Pi, Séverine

ANIMATION

Leader : Andréane
Membres : Séb

GOODIES

Leader : Séb
Membres : Nathalie, Jerome

VIDEOS

Leader : Baptiste
Membres : Séb

TRAITEUR

Leader : Laurent P
Membres : Jean-Nicolas, Seb

SITE WEB

Leader : Elise
Membres :

COMMUNICATION

Leader : Alain
Membres : Sandrine

Jours J

Compte Rendu des Réunions

Proposition : Utiliser la visio pour réduire les déplacements (Hang Out)

Jeudi 02 février 2017 (démarrage) - Thales

Présentation de l'organisation aux nouveaux qui rejoignent l'équipe

Mardi 28 février 2017 - Eloquant

Présents

Elise, Laurent, Baptiste, Andréane, Sandrine, Seb, Severine, Alain, Laurence, JN, Jerome, Nathalie

Ordre du jour

  • Points sur les différentes commissions : PROGRAMME, PLENIERE, BUDGET, WTC, SOIREES, ANIMATION, GOODIES, VIDEOS, TRAITEUR, SITE WEB
    • Noter dans les paragraphes correspondants de la page principale

Jeudi 30 mars 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Jean-Nicolas, Elise, Laurent p, Nathalie, Sandrine, Seb, Baptiste, Jerome

Ordre du jour

  • Points sur les différentes commissions : PROGRAMME, PLENIERE, BUDGET, WTC, SOIREES, ANIMATION, GOODIES, VIDEOS, TRAITEUR, SITE WEB
    • Noter dans les paragraphes correspondants de la page principale

Notes spécifiques à la réunion

  • TODO : faire le point sur les personnes de l'orga que nous n'avons pas vu - Sandrine

Lundi 24 avril 2017 18:30 - Eloquant

Lundi 19 juin 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Jean-Nicolas, Elise, Nathalie, Seb, Baptiste, Alain, Alex

Ordre du jour

  • Sponsors → SPONSORS
  • Réseaux sociaux → COMMUNICATION
  • Appel à orateurs → PROGRAMME
  • Site web → SITE WEB
  • Animation : → ANIMATION
  • TODO : Billeterie à préparer/penser
  • On ne chome pas, il y a pleins de boulot dans chaque comission

Lundi 17 juillet 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Elise, Nathalie, Seb, Baptiste, Alain

Ordre du jour

  • Site web
  • Questions Sopra
    • Est il possible de disposer d'une place supplémentaire pour le speaker du mot du sponsor ? → OK
    • Le mot du sponsor peut il être décalé en début d'après midi ? → NON
  • Sponsoring
  • Programme
    • présenter des labs
  • Animation
  • Goodies
  • Communication
  • Bouffe
  • Billetterie

Notes :

  • Manque encore 4 sponsors Premium pour être à l'équilibre.

On peut couper quelques éléments sans mettre en péril la qualité de la conférence

  • Environ 30 sessions sélectionnées, ( ~60 créneaux possibles si sessions répétées sur ~160 à remplir sur les 3 jours/soirées)

68 sessions soumises

  Note : Les sessions débutants non soumises
* Animation : pas d'activité dans la commission
* Goodies : de beaux dessins : https://github.com/VLambret/libASM/blob/sdagvs/progress.png
  En cours de validation/prototypage
* Réunion traiteur cette semaine

Actions :

  • Site web : régler les quelques détails et switcher sur nouveau site - Elise
    • accès ovh et/ou switch repo - Seb
  • Relancer les potentiels orateurs de Sessions Spéciales pour avoir plus de détails - Alain
  • Comm sur les sponsors sur les réseaux - Alain
  • Billetterie (++) - Seb
  • Organiser une réunion pour commission animation - Nathalie
  • Poser la question aux autres confs : le nombre de soumissions de sessions sont en baisse ? lesquelles sont intéressantes à reprendre ? - Laurence
  • Goodies : Qui a adobe illustrator pour convertir svg → ai ? - Tous

Mardi 5 septembre 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Elise, Seb, Alain, LaurentP, Laurence

Ordre du jour

  • Sponsoring
  • Billetterie
  • Communication
  • Programme
  • Animation
  • Goodies
  • Bouffe
  • Site web

Notes :

  • Billetterie
    • Bien changer de lab en sessions spéciale
    • Backlink sur “comment consommer AG 2017” et bio des “spécialeux” (utiliser les ancres html)
    • Et inversement sur les bios faire un lien vers la billeterie
    • Mentionner repas compris pour midi et soir
    • Deep links sur section journée dans yourplan possible ? oui a priori
    • Idée optimale/ Cerise sur le gateau ? montrer plan de la journée dans yuour plan et inversement dans le site web
    • Quand est-ce qu'on ouvre ?
    • Conditions d'ouverture
      • Nb de billets souhaités par les sponsors à collecter (nombre et jour)
      • Fixer les tarifs OK
    • Journée *50* (avec repas)
    • Soirée *25* (avec repas)
    • Journée avec Lab *75* (matin conf plus lab l'apres-midi) (avec repas)
    • Proposition de date d'ouverture de la billeterie ??
      • 17 septembre 17h17 2017
  • Sponsoring
    • Comment on gère et on pointe les billets ?
    • Evolution du nb de billets ??
    • Faut-il généraliser le système du pointage par les sponsors eux-mêmes ?
    • Comment gère-t-on les sessions spéciales ? → on gère pas
    • Faire un mail pour résumer les principes et collecter les besoins
      • Journée et soirée en prévente sponsors uniquement; pas les labs
      • Limitation à 20 par sponsor (ou 6 places par digital)
      • Règle de gestion de commande groupée sponsor en complément ??
        • Pas de garantie aux sponsors, chasse ouverte et concurrence avec public
  • Communication
    • Affiche ?
    • Programmation et contenu des comm réseaux sociaux
      • Bio/lab
      • Sessions
      • Autour de la Billeterie
      • Comment consommer AG2017 a intégrer sur le site web et faire une comm autour
      • Seb a initié un fichier avec des idées de communication
      • Compléter avec des idées
    • Astreinte sur permanence autour des réseaux sociaux ?
      • Qui vérifie et répond aux messages en attente
    • A0 programme à faire ?
      • Oui
      • A terminer la semaine d'avant
  • Programme
    • Fermeture du CFP ?
    • Car date du 15 aout tjs sur le site ?
    • 134 soumissions pour 150 slots sur 3 jours (-7 sur les labs)?
    • On enlever la mention de la date et le lien dans le site web.
    • En cas de besoin (après programme) on refait une comm avec le lien.
    • Prochaine réunion programme: démarrer ossature, fixer les jours de sessions (positionner les retenus en gérant les contraintes)
    • Rappel, co-orateur prend son billet
  • Animation
  • Goodies
  • Bouffe
  • Site web
    • mise en ligne du programme via sched validé

Jeudi 21 septembre 2017 18:30 - Eloquant

Annulé

Lundi 16 octobre 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Elise, Seb, Alain, Vanessa, NathJ, Andréane

Ordre du jour

  • Global

Reprendre les action du Scrummy et le sinjecter dans Trello Global Mettre également les actions comms dans le Trello global avec la deadline; suivi de l'avancement → NathJ suit les actions de comm → AlainD crée le trello global et partage le lien d'invit

  • Sponsoring

SOPRA a envoyé une proposition de mail pour le mailing sponsor (prestige) destiné aux inscrits, Seb fait suivre. Reste des opportunités de sponsors premium pour le vendredi (on cherche pas activement). Le petit dernier est CGI sponsor du soir. Places distribuées aux sponsors (GFI super content d'avoir des places pour faire de la distribution aux clients).

  • Billetterie

Reste 310 places à vendre globalement pour toutes les journées dont 160 places pour le Vendredi. Pour le Vendredi: vendus 260 lab compris plus places orateurs et organisateurs → 160 places à vendre. Labs tout vendus.

  • Budget

Au pire cas, budget ok même si on vend pas les places restantes. Actuellement on est à -11K si on vend tout. Déficit maximum de -30k donc on sera dans les clous.

  • Communication

Préparer le mailing J-7: Lieu, programme, heure, billet, pas de réservation, infos pratiques (Ctrl C Ctrl V), menus et type de repas → Alain D Un mail global ? oui car plus simple. On a des participants ou on a pas les emails. Rappeler: - les repas dispo. - venir avec ses billets (luminosité). - menus et types de repas dispo

Préparer les trucs à imprimer: - Programmes A3, sourires, Programmes A4, Badges, Programmes des salles (cf dossier imprimeur 2016) Vérifier portes badges/billet plastiques à commander (reste 195 dans inventaire). Faire un peu de pub pour le programme du Vendredi

  • Programme

Mailing animateurs à faire: bio/photo dans sched, leur demander de valider heure et jour. Refaire sanity check (qui/quand/quoi). Figer le programme. Comment générer les billets orateurs ? A CREUSER Ajouter les animations sponsors (ECONOCOM, ENALEAN, Agile2You) ? Actions programme → AlainD

  • Animation

Imprimer les A0. Logo Agile Grenoble en grand et on poserai des photos issus de box photos dessus ? Attente devis de la part de CopyMeylan. Photoboxes: 1,5k par jour ? Photo Hashtag TwitterWall ? Liste des animations ? Avec des dés qui donnent droit à des cadeaux. Est-ce que les energizers et les “sketchs specifiques organisateurs” font partie du scope ? Blahblah du matin à préparer ?

→ Nath/Andréane suivent les actions

  • Goodies

A relancer ? ils doivent être prêts Régles à écrire. Commande de gommettes à faire → SebG

  • Bouffe

Retour sur timing de la journée un peu juste (Apéro > 19H; entrée soirée + repas du soir et démarrage à 19h45 un peu juste) Proposition Apéro fin de journée et Entrée/soirée en même temps. Autre option file d'attente avec plots. Négociation en cours avec la fine fourchette (éviter de changer de traiteur) Repas Veggie appréciés l'année dernière; option sans veggie sans gluten à l'étude. Annoncer le menu sur le mail J-7 et sur le programme. Devis pour le repas B4 Qui prend en charge la location des chambres !! Sous-commission bière à réactiver → AlainD

  • Site web

Intégration A4K.

  • Prochaine réunion générale

Semaine du 30 au 3 : Mardi 31 → prochaine réunion avec rétroplanning et décompte de mise à feu Sans doute une réu par semaine ensuite: anticiper le lieu.

Mardi 31 octobre 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Elise, Seb, Andréane, Jerome

Ordre du jour

  • Sponsoring
  • Billetterie
  • Communication
  • Programme
  • Animation
  • Goodies
  • Bouffe
  • Site web
  • Les orgas présents Jours J
  • Impression
  • WTC (deadline 13/11)

Liste des taches dans trello dans slack : https://trello.com/b/0WzTpbUW/ag2017 Prochaines dates de réunion : doodle - Elise, fixer dates avant vendredi pour les 3 dates

  • Sponsoring
    • OK, factures OK, 12/19 qui ont payés
    • Visite WTC le 6/11
  • Billetterie
    • com à faire sur le vendredi
    • Reste à vendre 313 billets / 1900 :
      • Mercredi journée : 62/534
      • Mercredi soir : 39/150
      • Jeudi journée : 12/534
      • Jeudi soir : 37/150
      • Vendredi : 163/534
    • liste des speakers et orateurs à vérifier - Elise j'essaie mercredi 1er :
    • billets à faire
  • Communication
  • Programme
    • Des orateurs annulent
    • Besoin d'un coup de main pour traiter les mails ?
    • Deadline pour programme imprimé au 13 novembre
    • Soirée : des taches à faire ?
    • Energizer ??
  • Animation
    • /!\ Il faut que chaque orga sache comment fonctionne les animations (photo, …) (surement le jour J)
    • à mettre dans slide du mot orga
    • à afficher sur des feuilles dans impression
    • panneau à demander pour fond photos
  • Goodies
    • Cela arrive :-)
  • Bouffe
    • menus midi OK
    • soir à faire
    • before à faire
    • apéro, courses à faire
  • Site web
    • OK
  • Impression
    • Deadline pour programme imprimé au 13 novembre
  • WTC (deadline 13/11)
  • Préparer le mot des orgas → Seb et Jerome

Mardi 31 octobre 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Elise, Seb, Andréane, Jerome

Ordre du jour

  • Sponsoring
  • Billetterie
  • Communication
  • Programme
  • Animation
  • Goodies
  • Bouffe
  • Site web
  • Les orgas présents Jours J
  • Impression
  • WTC (deadline 13/11)

Liste des taches dans trello dans slack : https://trello.com/b/0WzTpbUW/ag2017 Prochaines dates de réunion : doodle - Elise, fixer dates avant vendredi pour les 3 dates

  • Sponsoring
    • OK, factures OK, 12/19 qui ont payés
    • Visite WTC le 6/11
  • Billetterie
    • com à faire sur le vendredi
    • Reste à vendre 313 billets / 1900 :
      • Mercredi journée : 62/534
      • Mercredi soir : 39/150
      • Jeudi journée : 12/534
      • Jeudi soir : 37/150
      • Vendredi : 163/534
    • liste des speakers et orateurs à vérifier - Elise j'essaie mercredi 1er :
    • billets à faire
  • Communication
  • Programme
    • Des orateurs annulent
    • Besoin d'un coup de main pour traiter les mails ?
    • Deadline pour programme imprimé au 13 novembre
    • Soirée : des taches à faire ?
    • Energizer ??
  • Animation
    • /!\ Il faut que chaque orga sache comment fonctionne les animations (photo, …) (surement le jour J)
    • à mettre dans slide du mot orga
    • à afficher sur des feuilles dans impression
    • panneau à demander pour fond photos
  • Goodies
    • Cela arrive :-)
  • Bouffe
    • menus midi OK
    • soir à faire
    • before à faire
    • apéro, courses à faire
  • Site web
    • OK
  • Impression
    • Deadline pour programme imprimé au 13 novembre
  • WTC (deadline 13/11)
  • Préparer le mot des orgas → Seb et Jerome

Mardi 31 octobre 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Elise, Seb, Andréane, Jerome

Ordre du jour

  • Sponsoring
  • Billetterie
  • Communication
  • Programme
  • Animation
  • Goodies
  • Bouffe
  • Site web
  • Les orgas présents Jours J
  • Impression
  • WTC (deadline 13/11)

Liste des taches dans trello dans slack : https://trello.com/b/0WzTpbUW/ag2017 Prochaines dates de réunion : doodle - Elise, fixer dates avant vendredi pour les 3 dates

  • Sponsoring
    • OK, factures OK, 12/19 qui ont payés
    • Visite WTC le 6/11
  • Billetterie
    • com à faire sur le vendredi
    • Reste à vendre 313 billets / 1900 :
      • Mercredi journée : 62/534
      • Mercredi soir : 39/150
      • Jeudi journée : 12/534
      • Jeudi soir : 37/150
      • Vendredi : 163/534
    • liste des speakers et orateurs à vérifier - Elise j'essaie mercredi 1er :
    • billets à faire
  • Communication
  • Programme
    • Des orateurs annulent
    • Besoin d'un coup de main pour traiter les mails ?
    • Deadline pour programme imprimé au 13 novembre
    • Soirée : des taches à faire ?
    • Energizer ??
  • Animation
    • /!\ Il faut que chaque orga sache comment fonctionne les animations (photo, …) (surement le jour J)
    • à mettre dans slide du mot orga
    • à afficher sur des feuilles dans impression
    • panneau à demander pour fond photos
  • Goodies
    • Cela arrive :-)
  • Bouffe
    • menus midi OK
    • soir à faire
    • before à faire
    • apéro, courses à faire
  • Site web
    • OK
  • Impression
    • Deadline pour programme imprimé au 13 novembre
  • WTC (deadline 13/11)
  • Préparer le mot des orgas → Seb et Jerome

Mardi 7 Novembre 2017 18:30 - Eloquant

Présents

Elise, Laurence, Adréane, Jérôme, Sandrine, Laurent p., Baptiste, Séverine

Ordre du jour

  • Sponsoring
  • Billetterie
  • Communication
    • Affiches : un peu pixelisé mais OK pour imprimer cette version ⇒ impression @Andréane
  • Programme
    • Mailing à tous les orateurs pour mettre à jour leur profil (liste des orateurs dans le drive billeterie) ⇒ @Sandrine
    • Désistements de dernière minutes : Alex à trouver des remplacants
    • Action urgente ⇒ @Jérôme
      • rescencer les besoins logistiques à partir du fichier du google drive
      • Faire un planning sur les 3 jours de lister les besoins par salle et par créneau
      • Afficher ce programme des besoins logistiques le jour J
    • soirée
      • Prévoir une sono : enceinte, micro et table de mixage
      • Faire une communication aux orateurs du créneau 21h à 23h pour leur demander de faire une pause pour le dessert ⇒ @Laurence
      • Demander à Jean Nicolas de prendre les cloches pour que les orateurs puissent récupérer leur groupe après le dessert
      • Ménage collaboratif en fin de soirée avec pousse café à la clé
        • Lister les tâches à l'avance sous forme de post-it
        • Avec un concours du plus efficace de la soirée et de l'équipe la plus efficace des 2 soirées
        • Prévoir des gros sacs poubelles ⇒ ajouter à la liste des courses sur le Trello
    • Pour les LABS on fera l'appel à l'entrée des LABS
  • Animation
    • Hamac ⇒ OK pour un budget borné à 200 euros (budget à valider avec Seb)
    • Support en medium pour les photos. Voir si on peut avoir un tarif SAMSE . 2 plaques de 1.2m*1.25m avec des tasseau pour les consolider sur cadre ⇒ @Andréane
    • Choix du fournisseur pour les boites photos : GO pour VIP Box
    • Films : ok pour filmer les 3 keynotes du matin + film souvenir de 3 min (budget déjà validé par Seb) ⇒ @Laurence : contacter le fournisseur pour l'option à 3 min
  • Goodies
    • Ils sont arrivés sauf un carton de cubes qui manquent
  • Bouffe
    • Tireuses à bière : Jérôme s'occupe d'aller les chercher
    • Bières aussi pour le pot de clôture et pour les soirées
    • VISEO fournit 2 fûts de 30L pour la soirée du jeudi
      • Fine fourchette
        • 18h45-19h45 : apéro - toasts
        • 20h30-21h : plat chaud à partager - mixte raclette et tartiflette pour le 1er soir, et demander si on peut avoir aussi un mixte pâté et gratin de raviole pour le soir ⇒ @Laurence
        • Puis 2ème session 21h-23h : avec une pause au milieu pour le dessert
  • Site web
  • Les orgas présents Jours J
    • Hotel : chacun réserve sa chambre
  • Impression
    • Répertoire dans le drive pour l'impression créé
    • TODO : remplir le répertoire avant samedi 11/11
    • Impression à lancer avant lundi 13/11
  • WTC
  • Préparer le mot des orgas

Lundi 13 Novembre 2017 12h15 - Eloquant

Présents Elise, Alain, Laurence, Alex, Baptiste, Seb, Jean, Jerome, Andréane

Ordre du jour

  • Impression
  • Traiteur
  • Programme
  • Billetterie
  • Communication
    • Mailing J-7
    • Sponsor
  • Sponsoring
  • Courses apéro + matos

Impression

  • Programme A4, A0 à faire avant 16:00 → Alain
    • + QRCode vers lien sched → Alain
    • Mettre à jour sched avant pour les soirées → Elise
  • lister et recopier : tours de cou, sou-rire → Seb
  • qrcode, code wifi, plans, listings … à faire après en s'inspirant de l'année précédente

Courses

  • matos: jean

Attendre la liste à jour pour soirée, Laurence va la mettre à jour

  • apéro ??

Salle

  • ajouter espace en face Cervin : réserver des tables et chaises en rab
  • dire au wtc les différences de disposition de salles → Seb (version simple)

WTC

  • Livraison mardi soir ?
  • Les horaires à donner
    • horaire ménage ?

Programme

Ok, Alex gère

Traiteur

  • Donner nombre de participants auj
    • 135 le soir
    • 534 mercredi et jeudi
    • 385+20=405 vendredi
  • paté croute le jeudi soir

Billeterie

  • 1600 places en tout :-)

Communication

  • Mailing J-7
    • ecrire le mail, draft par Alain
    • demander à Sandrine de l'envoyer (rampup Elise)
  • Sponsor
    • Thales, attente du mot

Polo : arrive quand ?

Lundi 20 Novembre 2017 12h15 - Eloquant

Présents Séverine, Seb, Nathalie, Baptiste, Jerome, Alain, Laurent T, Alex, Elise

Impression

  • Listings des sessions spéciales et backup par jour → Seb

Session spéciale

  • Accueillir les gens à l'entrée de la salle des sessions spéciale avec listing

Courses

  • liste de courses petit matériel créée (racine du Drive) et remplie avec tous les besoins des orateurs journées et soirées : envoyée à Jean qui se charge des courses et les amène (mercredi matin ?)
  • liste de courses alimentaires créée (racine du Drive), à compléter avant mardi midi : Laurence va faire les courses et les amène mercredi matin

Salle

  • réserver des tables et chaises en rab pour journées et soirées : ok ?
  • disposition de salles pour journées et soirées envoyé au WTC par Seb et Laurence - fichier “Matos conférence - pour WTC” sous Drive Programme

WTC

  • Livraison mardi soir avant 18h30
  • Horaires communiqués
  • bache à emmener pour tireuse → Alex
  • prendre des rallonges

Programme

  • Reste un trou le mercredi à 14h + quelques trous jeudi soir
  • Proposition L. Tardif pour remplacer créneau du mercredi

Traiteur Rien de spécial

Billeterie

  • Billets orateurs + orgas envoyés

Communication

  • Mailing participants faits
  • Mailing sponsors faits

Mot de l'orga

  • Qui prépare ? Jerome et Seb
  • Qui présente ? On tourne à plusieurs sur les 3 jours ? Jerome/Seb mer jeu et Alex le vendredi

Animation

  • Box photo, emplacements ?
  • Dés geants au centre, possibilité de faire nos propres photos qui seront renumérisés

Attention 3 jours c'est fatigant Avoir des orga avec encore de l'énergie le vendredi. Qui font repos/tranquille sur les 1ers jours ? Positionnement leader qui doivent présent au feu (avec l'aide des autres) : mercredi

  • Jerome
  • Alex

jeudi

  • Nathalie
  • Séverine

vendredi

  • Laurent
  • Alain

Idée : Mettre un tableau avec les différentes actions pour que les orgas se positionnent en début de journée

  • entrée matin
  • entrée aprem session spéciale
  • cloche
  • accueil, suivi traiteur
  • mise en place apéro 16:30
  • sortie journée
  • entrée soirée

En début d'aprem, mettres les orgas sur balcon salle Makalu pour remerciements

 
ag2017/ag2017.txt · Dernière modification: 20/11/2017 13:29 par adelafosse
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