Reflexions sur un possible AG2016

23 SEPT 2015 - J'ai démarré cette page suite à une longue discussion que j'ai eu avec Manuel la semaine dernière à propos d'un possible Agile Grenoble en 2016.

Nous avons tout deux partagé nos doutes et nos frustrations sur ce que nous vivions en ce moment lors de la préparation d'Agile Grenoble 2015. Ce fut un échange très riche et ça m'a obligé à clarifier et extérioriser mes sentiments. Nous sommes arrivés tout deux à la conclusion que nous ne voulions pas revivre la même chose en 2016.

Nous voulons démarrer quelque chose de différent qui nous correspond et qui nous rassemble autour de

  • la finalité : ce qui nous éclate en terme de livrables (scope et qualité)
  • l'équipe : ses valeurs, ses interactions, ses règles de vie, sa taille (même si ce n'est pas toujours la taille qui compte)
  • l'engagement et la motivation des personnes : quel engagement minimum nécessaire ?

MISE à JOUR du 25 NOV 2015. A quelques jours de la rétrospective, l'heure est au bilan après une édition réussie de la conférence 2015. Je profite que certains décrivent leurs attentes vis à vis de la rétro pour capturer leurs écrits sur cette page.

Emmanuel (Etasse) 24 NOV 2015

comme convenu je partage mes attentes pour la rétro : j'ai envie de partager comment j'ai (mal) vécu cette année d'organisation et j'ai besoin de comprendre comment je peux me projeter en toute sécurité dans l'organisation AG2016. Peut-être que je vais prendre de la distance en 2016 et revenir pour 2017 (les 10 ans de la conférence). Je souhaite que samedi on puisse parler des choses qui ne ce se sont pas bien passées en toute confiance et bienveillance. Je ne m'attends pas à une rétro folklorique avec tout le “tralala” (des jeux, des ateliers) mais surtout un grand niveau d'écoute et de confiance pour que tout le monde puisse se sentir en sécurité quelque soit les points abordés.

Cette année j'ai souffert de deux choses :

  • j'ai souhaité mettre la priorité sur la qualité du programme en essayant d'aller chercher des orateurs… je me suis senti vraiment SEUL et j'ai perdu la motivation
  • j'ai cru que cette année allait être différent de la précédente (AG2014) : nous nous somme donnés les moyens de faire une vraie rétrospective ainsi que de prendre le temps pour se poser en début d'année… je vois que l'équipe est toujours aussi nombreuse et les contributeurs moteurs relativement peu nombreux
  • j'ai trop souvent pris le lead sur des actions que je ne souhaitais pas faire : j'ai fait ça car j'avais le sentiment que ça n'avançait pas en rapport aux années précédentes : je crois que tous les jalons importants (site web en place, call for paper, préparation du programme, mise en ligne du programme, ouverture billeterie, etc ) sont de plus en plus en retard d'année en année…
  • l'énergie n'est pas assez bien réparti entre les membres de l'équipe - on manque de locomotives = des personnes identifiés qui font avancer les actions jusqu'au résultats/délais attendues
  • des dizaines de fois je me suis juré de ne pas signer pour 2016 car j'en avais vraiment marre !!!!!!!!!

Si je fais quelque chose en 2016 ce sera avec une équipe plus réduite avec laquelle je partage des envies et des besoins :

  • envie de faire les même choses pour ne pas me retrouver SEUL à faire avancer ma propre balle,
  • besoin de partager les même valeurs/règles d'équipe pour avoir confiance en l'équipe

Si j'essaye d'aller un peu plus dans les détails :

Voici mes envies sur finalité (le produit, la conférence) : (du plus important au moins important)

  • mettre le paquet sur la qualité du programme
    • au moins 1 track étranger
    • assurer 1 track technique avec une aide extérieur pour identifier les sujets et les orateurs
    • maintenir un équilibre et une mixité entre : techniques d'ingénierie / agilité informatique / management et organisation / développement personnel
  • développer nos points forts : ça veut dire les identifier grâce à un atelier (ou autre moyen) impliquant un panel de participants des conférences passées

Voici des exemples sur mes besoins en terme d'équipe :

  • entre 5 et 7 personnes maxi - identifiées comme les locomotives (équipe core ?)
  • d'autres personnes sont en soutien et peuvent aider ponctuellement sur des actions (équipe étendue ?)
  • on peut passer de l'équipe core à l'équipe étendue librement mais faut que ce soit visible : on a s'assure qu'il y a toujours un nb mini de personne dans l'équipe CORE - quitte à recruter
  • définir un engagement (même très très minimum ou une charte d'équipe) : par exemple :
    • rendre visible si on vient ou pas aux meetings
    • lire des CR des meetings précédent avant de venir au meetings
    • si on ne vient pas aux meetings donner alors les infos sur les actions en cours
    • prendre au moins une action par meeting/période
    • utiliser le bon canal de communication (slack / email)
    • documenter sur le wiki afin de capitaliser d'une année sur l'autre (éviter de se reposer les mêmes questions années après années) - genre de critère du DONE des nos actions ?
    • tout le monde a accès et le niveau de connaissance pour intervenir sur WIKI, WORDPRESS, YURPLAN, SITE WEB, MAILCHIMP, etc..

Je n'ai pas d'objection à ce que certains viennent nous aider le jour J - bien au contraire ! mais ces personnes ne sont pas dans l'équipe. Le tee-shirt rouge sert à identifier les personnes en charge de l'animation de la conférence le jour J.

Manuel (Vacelet) 23 SEPT 2015

Ma principale frustration quant à l'organisation d'Agile Grenoble est la sensation de se sentir seul malgré un nombre plétorique d'organisateurs. Nous sommes très nombreux, il y a beaucoup d'attentes, envies, souhaîts mais trop peux d'acteurs.

J'adhere à 100% aux règles d'équipe proposées par ManuE.

Pour moi la réuissite d'Agile Grenoble 2016 sera de proposer un programme de très haute qualité. Cela nécessite à mon avis une approche différente des années précédentes:

  • réflexion sur la date de CFP (en été, pas adapté)
  • se donner les moyens d'accepter des nouveaux orateurs (comment les qualifier ???)
  • trouver et inviter des orateurs (j'aimerai avoir des “cafteurs” qui balancent les bon tuyaux)

Agile Grenoble doit être une conférence à énergie positive

Emmanuel (Etievent) 06 NOV 2015

Programme

Contacts avec d'autres événements agiles pour avis sur leurs sessions?

Pour la constitution du programme, ça pourrait aider de réfléchir aux menus / festivals dès le début (voir si on peut rajouter cela facilement dans Cfp - peut-être comme la gestion des personnas)

Affichage: plus clair pour les sessions doubles (ne pas séparer avec la pause)

Equipe

Impliquer quelques étudiants en informatique ou management (célibataires! ça pourrait peut-être faire un sujet de stage en gestion de projet, ou évenementiel?)

Est-ce qu'il y a des tâches où il manque de volontaires? D'après la keynote de Stéphane Bigeard, c'est à sous-traitrer (à un prestataire événementiel).

Accueil

Plus de salles → plus de places et moins de frustrations; ouverture aux étudiants à faible tarif.

Faire des sessions 2 fois si besoin, ça permettrait aussi de voir des sessions qui sinon seraient en même temps.

  • Wtc: la limitation est la taille de l'amphi → on peut augmenter le nombre en mettant un écran de retransmission dans une autre salle. Par contre, ça veut dire plus de monde dans les sessions et saturations plus rapide des salles. Salle supplémentaire au rdc.
  • Alpexpo: une vingtaine de salles, mais peu commode (2 bâtiments)
  • Pendant les vacances (risqué?), ou peut-être disponibilités éventuelles début septembre avant la rentrée à l'Ensimag / université / Ecole de management…??
  • (si on a deux bâtiments proches: on pourrait essayer de regrouper par thème; inconvénient: c'est au détriment de la mixité du public)

Agilité au cours de l'année

Le groupe Ecobiz ressources humaines est très intéressé aussi (Marie-Anne Delaye - Isaac Getz a fait amphi plein à la CCI).

  • L'atelier pro-action café pourrait resservir par exemple pour des PO Dojo (en groupes, faire avancer les problématiques apportée par quelques participants, par une série de questionnements successifs: sur l'objectif, les difficultés, les solutions possibles)
  • Pourquoi une telle affluence pendant Agile Grenoble, et peu de participants pendant l'année notamment au Coding Dojo?

Jean-Nicolas 24 NOV 2015

Toujours en points positifs, l'existence d'Agile4Kids en autonome est une très bonne nouvelle. Mes remarques pour faire encore mieux - j'ai regretté de regarder trop tard les besoins en matériel des sessions, j'ai prévenu une semaine avant qu'on n'avait pas 16 tapis de yogas. Dans les salles de 24 personnes, si on rajoute 5 tables pour faire des îlots, il n'y a plus de place pour 24 personnes, mais pour moins. Il y a une session où ils avaient demandés 2 zones isolées l'une de l'autre, + un bout de couloir. Dans la sélection du programme, je m'engage à être plus attentif à ces détails. - deux collègues de boulot pourraient être intéressés pour faire partie de l'orga pour l'année prochaine, comment les intégrer ? - autrement, tout roule. Le gros changement auquel je pense, c'est d'avoir la conférence sur 2 jours, et l'Open Space ailleurs; ce débat n'est pas nouveau, mais il me semble que si on y va, il faut le savoir vite.

Laurent Pillat 25 NOV 2015

à mon tour d'exprimé mes attentes pour la rétro : je suis super en phase avec les attentes de Manu. Je n'ai pas très bien vécu l'orga de cette année non plus. Je suis en plein doute sur mon engagement pour l'année prochaine. Je vois 2 besoins principaux pour samedi: - échanger sur l'orga de 2015 et particulièrement sur les mauvais aspects - partager nos attentes communes pour 2016 J'aimerais beaucoup aussi qu'on fasse le travail de s'interroger sur nos points forts. Ca sera peut être à faire dans une autre réu avec l'équipe motivée d'AG2016 Pour en revenir à la rétro, comme Manu, je ne suis pas dans l'ambiance de jeux et ateliers mais plutôt dans le besoin d'échange constructif et bienveillant. Je vois cette rétro comme une étape difficile et nécessaire à l'équipe pour se recentrer et repartir sur une base commune et solide en 2016. Ce discours un peu sombre n'enlève rien à l'envie et au besoin de célébrer le super cru AG2015 tous ensemble à une autre occasion :simple_smile::beers:(edited)

Pierre 25 NOV 2015

Idem au niveau des attentes deja énoncées : engagements pour 2016. Je me pose la question également de mon engagement pour 2016. J'ai ressenti une grande frustation du groupe pendant l'année concernant l'avancement de la conf. J'espere donc que la retro permettra au groupe de partir sur de meilleures bases pour 2016. Néanmoins pour finir sur une note positive, j'ai trouvé que ça a été le meilleur cru pour la conf.

Laurent GAY 25 NOV 2015

Je profite de cette espace pour également exposé mon ressenti. Je suis volontairement un peu long vu que je ne serait pas à la rétro de samedi prochain.

Bravo

Déjà, même si globalement on a un ressenti “bof” sur cette organisation, il ne faut surtout pas oublié tout les retours positif que l'on a eu que ce soit d'orateurs, de sponsors ou de fournisseurs (WTC, La fine fourchette, Maison Gillio, …)

Ce fut une très belle conférence, ne l'oublions surtout pas et c'est surtout ça l'important.

Organisation

Je rejoins les commentaires précédents sur le souci d'implication. Moi-même, bien que je suis venu à quasiment toutes les réunions de coordination, je n'ai pas su trouver ma place.

Je pense en effet qu'il faut que l'organisation de cette conférence soit mener par une petite équipe (<8) disponible et investi. Cela résoudra de fait les questionnements d'outil de communication (courriel, slack, wiki, pigeon voyageur, …) Il est logique que si on est 15, dès qu'un membre pose une question, il a de multiples réponses parfois noyées dans d'autres questions et réponses.

J'identifie un peu 2 “parties” dans l'organisation

  • La partie organisationnelle A.G.

C'est là que ce crée la spécificité d'un cru A.G.

On y retrouve: le sponsoring (l'argent, le nerf de la guerre), les goodies, les key-notes, le programme (orateurs + sessions), les animations spécifiques et la communication.

C'est, à mon avis, une partie à ne surtout pas négliger.

  • La partie logistique

Dans cette partie, on retrouve les éléments assez récurrents et maintenant rodés après 8 éditions: WTC, traiteur, imprimeur, courses, gestion des inscriptions, site web, … Cette partie prend aussi du temps, mais cela nécessite peut être un peu moins de décision, cela peut être plus de la “petites mains”.

Je ne sais pas s'il est possible d'imaginer 2 équipes, le partage n'est pas forcement aussi simple que cela. Par contre, il est sûrement possible de sous-traiter 1 point “logistique” ici ou là à quelqu'un en autonomes sans forcement qu'il fasse partie du “cœur” de l'organisation. J'imagine aussi que s'il a besoin de monde supplémentaire le jour J, on doit pouvoir élargir l'équipe des “hommes en rouges”.

Liste d'attente

On l'avait déjà remarqué les années précédentes: certaines personnes n'ont pas accès à l'AG par limitation de place. Cette année, on était complet 4 semaines avant l’événement.

On a déjà,évoqué plusieurs solutions:

  • Trouver un autre lieu
  • Faire sur 2 jours
  • La limite est du à la capacité de l'auditorium: diffuser les plénières en duplex dans Makalu (+110 personnes)

Après réflexion, je ne suis pas pour, restons sur un maximum de 537 personnes. Je pense qu'à trop vouloir élargir, on risques de faire perdre de la qualité à notre conférence.

Et puis, cultivons la rareté, cela donne encore plus de la valeur à cette belle journée 8-)

Par contre, une chose qu'il serait bien de faire: diffuser un premier mailing dès l'ouverture de la billetterie même si l'on a pas de programme. Ainsi, la règle du “premier arrivé, premier servi” peut pleinement s'appliquer.

Conclusion

On dit se que l'on pense et l'on fait ce que l'on dit.

Je pense que l'équipe est trop grosse, donc bien que le groupe est très sympa, je ne prévois pas de reprendre pour AG2016.

De mon coté, je vais voir si je peux participer à l'organisation d'autres événements du CARA.

Alexandre BOUTIN 27 NOV 2015

La conférence 2015 a été un réel succès

Je souhaite appuyer sur les points forts de la conférence pour, dans le futur, faire aussi bien que cette année

Vous ne donnez pas assez d'information sur cette page pour me permettre de comprendre en quoi le (non)engagement a été un frein dans le succès de cet évènement

Je reçois certains de vos écrits sur cette page comme une forme de chantage, je n'aime pas cela, et ce n'est pas trop grave car je sais que ce n'est pas votre intention.

J'ai décidé de m'engager fortement sur la préparation des évènements 2016 et 2017

 
ag2016/retours_ag2015.txt · Dernière modification: 01/02/2016 17:24 par etievent
Creative Commons License Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki